Aceasta este principala aplicaţie componentă a sistemului informatic. Aplicaţia are ca suport aplicativ, web şi baza de date, platforma oferită prin Licenţa software platforma aplicativă portal.
Portalul e accesibil în orice moment, atât de la orice punct de Internet, cât şi din interiorul sistemului informatic al instituţiei. Portalul e 100% compatibil, din punctul de vedere al funcţionalităţii, cu versiunile la zi ale celor mai răspândite browsere (Microsoft Internet Explorer, Opera, Mozilla FireFox, Google Chrome etc.) şi care sunt suportate de sistemele de operare uzuale. De asemenea, are posibilitatea de lucru cu mai multe „tab”-uri pe care o suportă browser-ele.
Integritatea sistemului e avută permanent în vedere, astfel sunt evitate, într-o cât mai mare măsură, oricare dintre cauzele care pot conduce la afectarea funcţionalităţii portalului. La aceasta contribuie inclusiv mecanismele de asigurare a securităţii şi auditării accesării portalului care vor fi implementate.
Portalul include un motor de căutare propriu, pentru căutările din interiorul portalului; acesta permite căutarea în toate paginile care alcătuiesc portalul (sau doar în cele specificate de către administrator); motorul de căutare include posibilitatea căutării după cuvinte întregi, după secvenţe, permite folosirea operatorilor logici; de asemenea dispune de posibilitatea de generare automată a unei liste cu cele mai frecvente căutări (FAQ).
Portalul e livrat pre configurat cu un layout iniţial; portalul permite, ulterior instalării şi configurării iniţiale, modificarea facilă a layout-ului, fără restricţii cu privire la dimensiunile şi amplasarea secţiunilor şi a paginilor de afişare a acestora. Layout-ul iniţial include toate secţiunile speciale.
Paginile afişate de site sunt astfel încât, în momentul afişării pe un monitor cu rezoluţia de 1024×768 pixeli, ocupa întreaga lăţime a ecranului (1024 pixeli); în cazul în care pagina de afişat necesită mai mult spaţiu pe verticală decât dimensiunea maximă a ecranului, atunci pentru pagina respectivă se vor afişa, pe lateral, bare de defilare.
Dimensiunile paginilor afişate sunt scalabile (responsive), în sensul redimensionării automate a ariilor ocupate de secţiunile definite pentru paginile respective (dar numai pentru cele automat scalabile), în funcţie de rezoluţia utilizată de ecranul pe care este afişat conţinutul portalului. Orice pagină afişată se poate vedea în întregime şi corect atât pe desktop cât şi pe tabletă şi telefon mobil.
Portalul permite utilizatorilor, prin intermediul browserului utilizat pentru parcurgerea portalului, redimensionarea fonturilor afişate pe paginile portalului.
Portalul permite autentificarea unor utilizatori, care realizeaza administrarea conţinutului portalului, la nivel general şi/sau numai pentru anumite secţiuni.
Portalul e organizat pe secţiuni (pagini). Fiecare secţiune poate include sub-secţiuni. Numărul secţiunilor posibile a fi create e nelimitat.
Structura portalului e o structură ierarhică, arborescentă de pagini şi dosare, existând operaţiuni de modificare a acestei structuri, precum reîncadrarea unei întregi ramuri, sau setarea drepturilor de acces la nivelul unei întregi ramuri din cadrul structurii.
Portalul are o pagină de start, afişabilă corect indiferent de:
- rezoluţia şi tipul ecranului pe care este redată;
- browserul utilizat (de exemplu: afişare pe monitor cu tub catodic sau pe monitor de tip LCD; afişare la o rezoluţie de 1024×768 sau 800×600 sau 1280×960 sau 1280×1024, etc.).
Pentru pagina de start se poate defini un conţinut implicit, afişabil de fiecare dată cînd conţinutul paginii de start (aşa cum va fi ea definită de către administrator) nu va fi disponibil (din diverse cauze) sau va fi şters accidental.
O secţiune specială afişeaza meniul portalului. În acest meniu e realizat şi se va afişa meniul tuturor secţiunilor şi sub-secţiunilor acestora (indiferent de nivelul sub-secţiunilor).
Meniul e „construit” în mod automat, în momentul definirii secţiunilor şi sub-secţiunilor din partea de administrare. Conţinutul secţiunii meniului nu poate fi editat în mod direct, de către nici un utilizator.
Singurele modificări permise asupra acestui meniu sunt următoarele:
- cele referitoare la modificarea dimensiunilor secţiunii;
- cele referitoare la modificarea amplasării secţiunii;
- cele referitoare la formatarea fontului necesar afişării meniului;
- cele referitoare la formatarea fundalului secţiunii.
Singurul utilizator cu drept de efectuare a modificărilor indicate este administratorul portalului nominalizat de beneficiar. În situaţia în care dimensiunile alocate pentru secţiunea meniului portalului nu vor fi suficiente pentru afişarea integrală a acestuia, secţiunea meniului afişeaza bare de defilare corespunzătoare (orizontală şi/sau verticală).
În meniu sunt afişate denumirile tuturor secţiunilor şi sub-secţiunilor, ordonate ierarhic, în funcţie de nivelul acestora. Meniul permite „expandarea” şi „colapsarea” unei secţiuni sau sub-secţiuni (indiferent de nivel) reprezentată în meniu şi permite schimbarea rapidă a paginii curente afişate în secţiunea curentă.
În funcţie de punctul de la care este accesat portalul, conţinutul secţiunii meniului este diferit. Astfel, pentru accesările portalului din interiorul sistemului informatic, meniul afişeaza elemente suplimentare, legate de secţiunea de administrare, aceste elemente nefiind vizibile pentru utilizatorii obişnuiţi ai portalului.
Portalul e intregrat cu diverse unelte de analiză trafic şi optimizare SEO (salvare date în cadrul acestor unelte, precum şi preluarea acestor date şi afişarea lor automată în cadrul interfeţei cu utilizatorii).
Componenta de Control Acces (CA)
Această componentă este responsabilă cu autentificarea utilizatorilor în Portalul de servicii şi accesul acestora la serviciile on-line la care s-au înrolat. Tot această componentă autentifică persoanele din cadrul beneficiarului care administrează şi operează sistemul informatic integrat.
Ea are o parte de înrolare în sistem; aici utilizatorii vor completa un formular de înregistrare (datele minimale – user, parola, date de contact, canale de comunicare, servicii electronice de care doreşte să beneficieze); după validarea off-line (va trebui stabilită o politică de validare, timp de răspuns, etc), solicitantul va primi credenţialele de acces în sistem pe canalele de comunicare alese la înrolare.
Partea de autentificare şi asignare automată acces la servicii on-line se face de către CA pe baza datelor înregistrate în sistem; utilizatorul poate să îşi actualizeze/completeze datele din profil şi să aibă un istoric al serviciilor pe care le-a utilizat şi să solicite înrolarea pentru accesul la alte servicii on-line
Componenta e scalabilă atât pe orizontală (din punct de vedere al creşterii numărului de beneficiari) dar şi pe verticală (din punct de vedere al extinderii cu noi servicii on-line).
Componenta de Administrare a Portal-ului
Componenta Administrare Portal este utilizată de către funcţionarii autentificaţi din intranet pentru realizarea următoarelor operaţiuni:
- Modificarea conţinutului paginilor afişate aferente nivelului şi drepturilor de acces
- Modificarea structurii aferente nivelului la care se referă
- Validarea cererilor de înrolare în sistem
- Vizualizarea log-urilor de operaţii, a traficului pe fiecare pagină şi pe tot site-ul
Secţiunea de administrare conţine solicitările de înrolare în sistem cu tot fluxul de validare şi aprobare.
Fluxul permite comunicarea electronică între instituţie şi cetăţeni, prin trimiterea de e-mail-uri de confirmare/înştiinţare. Componenta permite trimiterea de mesaje de tip e-mail în diverse stadii ale aprobării cererilor de înrolare, precum şi ulterior, la apariţia evenimentelor în cadrul sistemului informatic implementat. Mesajele de tip e-mail pot fi configurate să fie dinamice, particularizate cu datele specifice fiecărei cereri de înrolare/utilizator.
Mecanismul de înrolare utilizator include şi o validare a căsuţei de e-mail specificate, prin trimiterea unui mesaj de confirmare, în care viitorul utilizator trebuie să acţioneze un link personalizat.
De asemenea, exista un mecanism de resetare a parolei, mecanism care se desfăşoara automat, fără intervenţia funcţionarilor / administratorilor soluţiei. Acest mecanism se desfăşoara prin intermediul schimbului de mesaje electronice (e-mail), configurabile din secţiunea de administrare.
Subsistemul de administrare portal e astfel organizat încât permite toate funcţiunile indicate în prezenta specificaţie, inclusiv, cel puţin, următoarele funcţiuni :
- Crearea, modificarea, ştergerea secţiunilor portalului. Secţiunile speciale sunt cele utilizate la administrare. nu vor putea fi şterse, nici chiar de către administratorul portalului. Pentru secţiunile speciale, administratorul (şi numai acesta) poate stabili opţiunea de afişare sau ascundere a acestora. Excepţie: secţiunea de administrare a portalului, secţiunea meniului portalului şi pagina de start (secţiunea paginii de start) nu vor putea fi ascunse.
- Definirea de sub-secţiuni pentru o anumită secţiune sau sub-secţiune, cel puţin până la nivelul indicat de minim 5 nivele de subsecţiuni permise pentru o secţiune.
- Pentru fiecare dintre secţiunile portalului şi sub-secţiunile definite pentru acestea, se pot modifica cel puţin următorii parametri:
- dimensiunile şi amplasarea pe pagină;
- zona de margine, de o anumită lăţime şi culoare, precum şi posibilitatea specificării pentru aceasta de efecte 3D specifice;
- dacă pentru secţiunea respectivă se permite scalarea dimensiunilor, în funcţie de rezoluţia ecranului pe care este afişată sau nu;
- fundalul grafic; pentru acesta va trebui să se poată specifica dacă va apărea suprapus peste fundalul grafic general al portalului sau nu; suportul pentru formatul acestui fundal grafic e cât mai cuprinzător, dar sunt suportate următoarele formate grafice: BMP, JPG, GIF, PNG;
- fundalul sonor (dacă este cazul pentru secţiunea respectivă); formatele suportate sunt următoarele: WAV, MP3;
Oricare dintre aceste atribute pot fi afişate simultan cu oricare şi oricâte dintre celelalte, precum şi independent de acestea.
În cadrul subsistemului de administrare e disponibilă o opţiune de ataşare multiplă a fişierelor într-un singur pas. Gestiunea fişierelor ataşate se face exclusiv din cadrul secţiunii de administrare, fără a se folosi aplicaţii externe (ex.: client FTP).
În cadrul subsistemului de administrare, se permite, pe fiecare pagină, setarea drepturilor de acces (vizualizare, editare, ştergere).
De asemenea, pentru toate operaţiunile efectuate din secţiunea de administrare, exista un jurnal din care să reiasă cine, când, de la ce IP şi ce operaţiuni a efectuat asupra paginilor.
Proiectarea serviciilor on-line solicitate prin proiect
Portalul dispune de un instrument propriu de proiectare a serviciilor on-line furnizate către cetăţeni. Acest instrument propriu e utilizat atât pentru customizarea serviciilor cât şi pentru proiectarea altor servicii ulterioare care pot apărea ca necesitate a beneficiarului în perioada post-implementare. Sistemul permite crearea unui număr nelimitat de formulare, care conţin un număr nelimitat de câmpuri de culegere date şi care pot fi accesate de un număr nelimitat de participanţi. Sistemul permite la definirea unui formular, adăugare de câmpuri editabile şi needitabile, de tip text, data, numeric, câmpuri de selecţie (o singură alegere) sau multiple (mai multe alegeri). De asemenea, câmpurile pot fi puse mai multe pe un rând, se pot plasa etichetele lor în diverse poziţii (ex. deasupra/stânga) iar câmpurile care conţin validări sunt afişate distinct. Întreg formularul e responsive, vizibil în întregime de pe dispozitivele desktop, tablete sau smartphone.
Câmpurile de pe formulare online permit încărcarea cu nomenclatoare folosite de sistemele actuale ale instituţiei cum ar fi tipurile de acte, nomenclatorul stradal, codurile caen, etc. Câmpurile de pe formular permit adăugarea următoarelor tipuri de validări: este număr, este data, este cnp valid, este email, este unic, este parolă. Sistemul ofera posibilitatea de a aduce modificări unui formular deja creat dar încă nepublicat.
Fiecare formular completat conţine validare de tip captcha, împotriva atacurilor informatice şi ofera posibilitatea de ataşare multiplă, cu posibilitate de setare a limitei maxime a dimensiunii afişierelor ataşate.
Sistemul păstreaza istoricul tuturor formularelor şi afişeaza statisticile cu rezultatul acestora, atât în format text cât şi în formă grafică sugestivă.
Pentru serviciile care presupun plata unei taxe la depunerea solicitării, formularul permite afişarea informaţiilor legate de plata acestei taxe astfel:
- denumirea taxei, contul unde trebuie plătită, link către site-ul de plăti on-line indicat de autoritatea contractantă cu identificarea clară a datelor de plată (UAT, categorie, tip taxă);
- valoarea taxei (calculată ca valoare fixă sau ca urmare a aplicării unui algoritm).
Pentru serviciile taxabile, solicitantul poate ataşa dovada plăţii acestei taxe, cu posibilitatea directionării automate spre secţiunea de plăţi.
De asemenea, procesul de solicitare a unui serviciu (completarea formularului) de către cetăţean poate fi întrerupt oricând şi reluat din pasul în care a rămas cu păstrarea informaţiilor deja completate.
Definirea formularelor
- ofera o interfaţa intuitivă, integral în limba română;
- ofera posibilitatea construirii a minim următoarelor tipuri de formulare: PDF, Formulare web (WebForms), Pas-cu-Pas (Wizard);
- Formularele de tip wizard nu sunt limitate la un număr de paşi, astfel utilizatorul care defineşte formularele să poată gestiona independent direct din interfaţa câţi paşi are un formular;
- Tipul de formular poate fi ales ad-hoc, direct din interfaţa de creare de formulare;
- La definirea unui formular, utilizatorul poate accesa următoarele moduri: generatorul de formulare, previzualizarea în timp real a formularului, schema JSON specifică formularului, simularea datelor din formularul rezultat fără a fi nevoie să se deschidă ferestre modale sau alte interfeţe, dintr-un singur ecran;
- Posibilitatea de construire de formulare prin utilizarea unui procedeu de tip drag and drop;
- La construirea formularelor, interfaţa de construire a formularelor pune la dispoziţie următoarele tipuri de câmpuri, zone, secţiuni:
o De bază, pe care utilizatorul autorizat să le poată defini/încadra/configura în formular, minim: text, number, text area, checkbox, time, select boxes, select, radio, content, button;
o Cu date specifice, pe care utilizatorul autorizat să le poată defini/încadra/configura în formular, minim: email, phone number, address field, date/time, day, tags, currency, html element, resources, file, nested form, signature, custom, survey, location;
o Câmpuri de date, secţiuni cu încărcare dinamic, zone de date: hidden, container, data grid, data map, edit grid.
- Interfaţa dinamică, indiferent de stadiul formularului, câmpurile pot fi rearanjate prin acţiuni simple de tip drag-and-drop în coloane multiple, field-set, paneluri, tabele, taburi, paneluri condiţionate;
- Interfaţa e construită pe componente, fiecare componentă permite configurarea la definire;
- Pentru fiecare componentă poate fi gestionat următoarele: modul de afişare, date, validare, API, condiţii de afişare, definirea unei logici (ontologii);
- Pentru fiecare componentă care poate fi redată într-un formular, soluţia ofera posibilitatea configurării a minim următorilor parametrii:
o Type – tipul unei componente să fie preconfigurat;
o Key – parametru folosit pentru integrarea API;
o Label – eticheta HTML a câmpului;
o Placeholder – text afişabil în câmp, înainte de completarea acestuia;
o Input – permite specificarea unui element dacă este introdus sau nu de către utilizator;
o Multiple – posibilitatea de acceptare valori multiple;
o Protected – posibilitatea de includere sau excludere în API, după ce formularul este transmis;
o Prefix – text afişat în fata elementelor de tip input;
o Sufix – text afişat după elementele de tip input;
o Default value – valoare afişată implicit;
o Clear on hide – dacă valoarea din câmp să fie golită când acesta este ascuns în urma unei condiţii de afişare în timpul completării formularului de către cetăţean;
o Unique – verifica unicitatea lui la nivel de baza de date pentru formularul în cauză;
o Persistent – stabileşte dacă valoarea din câmp trebuie salvată ca şi persistentă;
o Hidden – stabileşte dacă câmpul trebuie să fie ascuns în formular, valoarea care să poată fi schimbată condiţionat ad-hoc în timpul completării de către utilizator a formulării;
o Validate – stabileşte criteriile de validare pentru o componentă;
o Conditional – stabileşte momentul când o componentă este vizibilă pentru utilizatorul final, cel care completează formularul;
o Errors – customizarea erorilor;
o Logic – permite definirea unei ontologii;
o Componenta de tip Conditional trebuie să permită configurarea următoarelor proprietăţi:
- Show – afişează câmpul când condiţia este îndeplinită;
- When – evenimentul în urma căruia câmpul devine vizibil condiţionat de alta componentă;
- Eq – valoarea cu care se face comparaţia;
- Json – o ontologie de tipul JSON Logic care să determine afişarea componentei.
Componenta de tip Errors permite afişarea erorilor personalizabile pentru fiecare componentă atunci când apare o eroare şi are următoarele proprietăţi configurabile pentru determinarea, validarea, datelor culese în formular: required, min, max, minLength, maxLength, invalid_email, invalid_date, pattern, custom.
Componenta de tip Logic permite schimbarea definiţiei componentelor din formular ca reacţie la datele introduse la completarea acestuia. De exemplu, la modificarea unui câmp alt câmp/componenta sa fie dezactivata sau ascunsa. Această componentă permite definirea a minim o ontologie per componentă, astfel practic nu e limitată la un număr de ontologii per componentă. Fiecare ontologie e descrisă folosind următoarele: nume, acţiune declanşatoare (de tip trigger având minim următoarele posibilităţi de definire folosind: Logica simpla, Javascript, JSON Logic sau Event), acţiune care se aplică unei componente atunci când este evaluată pe true (adevărat) logica, valoare (value) componentei atunci când logica este evaluată pe adevărat.
La definirea unui câmp, indiferent de tipul lui, soluţia ofera o interfaţă de simulare specifică câmpului (preview). Interfaţa e construită ergonomic, folosind elemente de tip tab, paneluri, ferestre modale.
Generare bază de date cu toate înregistrările legate de formulare online
Accesul la modul de definire al formularelor poate fi definit de administratorul portalului; utilizatorii definiţi ca administratori vor fi aceiaşi care au acces la nivelul sistemului de document management.
Accesul pe formularele de definire e securizat (citire, scriere) şi grupat pe user/rol/grup, utilizatorii, roluri funcţionale şi grupurile definite în sistemul de gestiune documente.
Exista posibilitatea de logare a fiecărei acţiuni în sistem, şi se pot urmări data, ora, ip, utilizatorul, acţiunea, valoare iniţială şi valoare modificată a unei informaţii modificate. De asemenea exista posibilitatea de regăsire a informaţiilor în timp real după câmpurile definite dinamic pe formulare.
Portalul genereaza automat statistici cu privire la informaţiile solicitate prin formulare, care conţin informaţii din câmpurile definite dinamic. Sunt disponibile următoarele situaţii:
- formulare solicitări: active, inactive, perioada de valabilitate, taxe aferente;
- solicitări depuse după data depunerii, tip serviciu, solicitant, taxă plătită;
- solicitări întrerupte după data iniţierii, data ultimei modificări, tip serviciu, solicitant.
Portalul permite generarea automată în sistemul de gestiune a bazelor de date suport a bazei de date şi structurii de date (eventual tabel) aferentă fiecărui formular, fiecărei depuneri de solicitare în parte, fără să fie nevoie de eventuala intervenţie a administratorului de baza de date pentru definire de tabele, etc. Orice câmp nou pe formular, orice alterare a unui câmp existent se regăsesc automat în înregistrările din SGBD aferent postărilor ulterioare alterării.
De asemenea, portalul permite proiectarea şi deployment-ul în modul productiv a oricâtor formulare noi de către administratorul de portal fără ca acesta să intervină asupra bazelor de date pentru eventuale proiectări de tabele/structuri.
Operarea back-end a datelor
Datele generate în urma completării valide a cererii de serviciu sunt transmise automat printr-un apel la serviciul de preluare al sistemului de gestiune documente. Pentru depunerea securizată toată comunicarea între portalul de servicii (din extranet) şi sistemul de management de documente (aflat în intranet) se face pe un canal criptat, pe un port securizat. Pentru validarea de încredere, portalul generează un token cu credenţialele oferite de platforma de management de documente care va fi depus împreună cu datele aferente serviciului solicitat.
Serviciul de preluare:
- preia datele depuse într-o structură auto-descriptivă;
- preia ataşamentele ce însoţesc solicitarea;
- validează solicitarea în conformitate cu structurile proprii;
- înregistrează solicitarea validată în sistemul de gestiune documente;
- generează şi returnează numărul/numerele din registrele aferente fiecărei solicitări în parte.
Solicitările aflate în portal sunt astfel sincronizate de acesta prin apeluri din sistemul de management de documente ori de câte ori apar informaţii noi/modificate:
- La înregistrarea cererii din portal;
- La apariţia unei situaţii de clarificare (solicitare documente suplimentare/clarificare);
- La generarea şi aprobarea actului rezultat.
Portalul pune la dispoziţie un serviciu web de sincronizare a datelor folosind tot o comunicare criptată cu token-ul generat de platforma aplicativă de gestiune documente şi validat de portal.
Documentele electronice produse în sistemul de management al documentelor şi care conţin elemente inteligente de securizare (QRcode, semnătură electronică) sunt automat livrate prin portal ca răspuns la solicitări. Utilizatorul autentificat poate să consulte şi să descarce din portal aceste documente răspuns la solicitările sale. De asemenea, prin intermediul portalului pot fi postate mesaje web ca răspuns de către funcţionarul back-end spre solicitantul de serviciu electronic.
